Politique de Protection des Renseignements Personnels

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Politique de confidentialité

Entrée en vigueur le : 15 avril 2024
Dernière mise à jour : 24 juin 2026

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La Shop RH Inc faisant affaire sous le nom « La Shop RH », dont le siège social est situé au Québec, reconnait l’importance de la protection des renseignements personnels de ses clients, employés et collaborateurs. Pour cette raison La Shop RH s'engage à protéger les renseignements personnels de ces derniers conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

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Collecte de Renseignements Personnels

Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos services de placement de personnel. Ces renseignements peuvent inclure, sans s'y limiter, les noms, adresses, coordonnées, qualifications professionnelles, antécédents d'emploi et références.

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Consentement à la collecte de Renseignements Personnels

Au moment de collecter un renseignement personnel, nous nous engageons à obtenir le consentement en toute connaissance de cause de la personne qui nous communique ces informations. Nous nous assurons que la personne comprend les raisons pour lesquelles nous collectons ces renseignements et les utilisations prévues de ces données. Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels strictement nécessaires pour faciliter le processus de placement de personnel, conformément aux exigences légales et réglementaires en matière de protection des données. Nous ne collecterons jamais plus d'informations que ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre ces objectifs.

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Ce consentement peut être obtenu de manière explicite, par exemple, à travers une déclaration verbale ou écrite de la personne concernée. Il peut également être implicite lorsque la personne fournit volontairement des informations dans le cadre de notre processus de placement de personnel, ce qui indique son consentement à leur collecte et à leur utilisation aux fins prévues.

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Utilisation des Renseignements Personnels

Les renseignements personnels collectés sont utilisés dans le but de faciliter le processus de placement de personnel, y compris l'évaluation des qualifications, la correspondance avec les candidats et les clients, et la gestion des placements. Nous n'utiliserons jamais ces renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été fournis, sauf si cela est autorisé par la loi ou avec le consentement explicite de la personne concernée.

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Conservation des Renseignements Personnels

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La Shop RH conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément à la Loi 25 et aux autres lois applicables.

Dans le cadre de ses activités de recrutement et de placement de personnel, les renseignements personnels des candidats peuvent être conservés dans notre banque de talents pour une période maximale de deux (2) ans suivant la dernière interaction significative avec le candidat.

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Avant l'expiration de cette période, La Shop RH peut communiquer avec le candidat afin de confirmer son intérêt à demeurer dans notre banque de talents. Si le candidat confirme son intérêt, la période de conservation pourra être prolongée.

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À défaut de réponse ou lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, les renseignements personnels identifiables et non publics seront supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire conformément à nos procédures internes, à moins qu'une obligation légale n'en justifie la conservation.

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Les renseignements accessibles publiquement, notamment ceux provenant de plateformes professionnelles, de réseaux sociaux professionnels ou d'autres sources publiques, peuvent être conservés ou consultés conformément aux lois applicables et aux paramètres de confidentialité choisis par la personne concernée.

Certaines informations peuvent être conservées pour une période plus longue lorsque la loi l'exige ou lorsqu'elles sont nécessaires à l'exercice, à l'établissement ou à la défense de droits légaux.

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Lorsque des fournisseurs technologiques sont utilisés dans le cadre de nos services, des copies résiduelles peuvent demeurer temporairement dans les systèmes de sauvegarde, de journalisation ou d'archivage conformément aux périodes de conservation prévues par ces fournisseurs. Ces données sont conservées uniquement aux fins de sécurité, d'intégrité des systèmes, de conformité ou de reprise après sinistre, puis supprimées de façon sécuritaire conformément aux pratiques applicables.

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Divulgation des Renseignements Personnels

Nous ne divulguons les renseignements personnels qu'aux personnes autorisées au sein de notre agence et aux clients potentiels qui ont besoin de ces informations dans le cadre du processus de placement de personnel. Nous ne vendrons, ne louerons ni ne partagerons jamais ces renseignements avec des tiers à des fins commerciales sans le consentement explicite des personnes concernées.

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Utilisation de technologies d'intelligence artificielle

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Dans le cadre de ses activités de recrutement et de gestion des candidatures, La Shop RH utilise des outils technologiques, incluant son système de gestion des candidatures (ATS) et son système de gestion de la relation client (CRM), qui intègrent certaines fonctionnalités d'intelligence artificielle.

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Ces fonctionnalités peuvent notamment être utilisées pour la prise de notes, la rédaction de contenus, la génération de résumés, l'analyse d'informations, la recherche de profils, l'automatisation de certaines communications et l'assistance aux activités administratives liées au recrutement.

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Ces outils sont utilisés exclusivement à titre d'assistance. Aucune décision d'embauche, de présélection, de rejet ou d'évaluation finale d'un candidat n'est prise exclusivement par un système automatisé ou par l'intelligence artificielle. Toute recommandation, analyse ou suggestion générée par ces outils est révisée, validée et approuvée par un membre autorisé de l'équipe de La Shop RH avant qu'une décision ne soit prise.

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Dans un souci de transparence, La Shop RH peut également informer les candidats de l'utilisation de ces technologies dans le cadre de ses communications, formulaires, prises de rendez-vous, processus de candidature ou demandes de consentement.

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Les personnes concernées peuvent communiquer avec nous afin d'obtenir des renseignements supplémentaires sur l'utilisation de ces technologies et sur le traitement de leurs renseignements personnels.

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Sécurité des renseignements personnels

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La Shop RH s'engage à protéger la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Nous appliquons des mesures administratives, techniques et organisationnelles reconnues afin de prévenir tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés des renseignements personnels.

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Les renseignements personnels sont hébergés auprès de notre fournisseur technologique spécialisé, dont l'infrastructure répond à des normes élevées de sécurité et de conformité.

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Mesures de sécurité mises en place

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Notre fournisseur technologique utilise notamment les mesures suivantes afin d'assurer la protection des données :

• Infrastructure infonuagique sécurisée reposant sur Amazon Web Services (AWS);

• Chiffrement des données au repos selon des standards reconnus de l'industrie;

• Chiffrement des données en transit au moyen de protocoles TLS 1.2 ou supérieurs;

• Contrôle des accès basé sur les rôles et le principe du moindre privilège;

• Authentification multifactorielle lorsque applicable;

• Surveillance continue des événements de sécurité et mécanismes de détection des menaces;

• Sauvegardes automatisées et procédures documentées de continuité des activités et de reprise après incident;

• Gestion des incidents de sécurité selon des procédures formelles de traitement, de confinement et de correction;

• Révision périodique des accès utilisateurs afin d'assurer que seuls les individus autorisés ont accès aux renseignements personnels.

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De plus, notre fournisseur technologique détient une certification SOC 2 Type II, laquelle atteste de l'efficacité des contrôles de sécurité et de gestion des données évalués par un auditeur indépendant sur une période déterminée.

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La Shop RH s'assure également que son fournisseur offre des fonctionnalités permettant de soutenir le respect des exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment celles prévues par la Loi 25 au Québec et, lorsque applicable, par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

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Transfert de renseignements personnels à l'extérieur du Québec

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Certains renseignements personnels peuvent être hébergés ou traités à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment au Royaume-Uni. Avant tout transfert de renseignements personnels vers une autre juridiction, La Shop RH évalue les mesures de protection applicables afin de s'assurer que les renseignements personnels bénéficient d'un niveau de protection adéquat conformément aux exigences de la Loi 25.

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Accès, rectification et suppression des renseignements personnels

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Sous réserve des obligations légales applicables, toute personne peut demander l'accès aux renseignements personnels la concernant, leur rectification ou leur suppression lorsqu'ils sont inexacts, incomplets ou lorsque leur conservation n'est plus requise.

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Toute demande relative aux renseignements personnels peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de La Shop RH.

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Sous réserve des exceptions prévues par la loi, La Shop RH s'engage à répondre aux demandes d'accès, de rectification ou de suppression dans un délai maximal de trente (30) jours suivant leur réception.

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Droit à la portabilité

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Conformément aux dispositions applicables de la Loi 25, toute personne peut demander à recevoir les renseignements personnels informatisés la concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve des limitations prévues par la loi.

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Droit à la désindexation

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Toute personne peut demander la cessation de la diffusion de renseignements personnels la concernant ou la désindexation d'un hyperlien associé à son nom lorsque les conditions prévues par la législation applicable sont réunies. Chaque demande sera analysée conformément aux exigences de la Loi 25.

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Gestion des incidents de confidentialité

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La Shop RH applique des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques visant à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation ou toute autre utilisation non conforme.

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Advenant un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, La Shop RH prendra les mesures requises par la Loi 25, notamment la tenue d'un registre des incidents, l'évaluation du risque et, lorsque requis, l'avis aux personnes concernées ainsi qu'à la Commission d'accès à l'information du Québec.

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Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

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Toute personne qui estime que ses renseignements personnels ont été traités d'une manière non conforme aux lois applicables peut déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de La Shop RH.

La plainte sera analysée avec diligence et une réponse sera transmise dans un délai raisonnable conformément aux exigences légales applicables.

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Responsable de la protection des renseignements personnels

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Conformément à la Loi 25, La Shop RH a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

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Pour toute question concernant la présente politique, l'exercice de vos droits d'accès, de rectification ou de suppression de vos renseignements personnels, ou pour signaler une préoccupation relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :

Christelle Lambert
Présidente et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : clambert@lashoprh.com

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Utilisation des témoins de connexions

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Notre site web peut utiliser des témoins de connexions (cookies) et des technologies similaires pour améliorer l'expérience des utilisateurs et collecter des informations sur leur comportement en ligne. Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Ils peuvent être utilisés pour stocker des préférences utilisateur, suivre les habitudes de navigation et fournir des données anonymisées à des tiers à des fins d'analyse.

 

Les cookies que nous utilisons peuvent inclure des cookies de session, qui sont temporaires et expirent dès que vous fermez votre navigateur, ainsi que des cookies persistants, qui restent sur votre appareil pendant une période plus longue. Ces cookies peuvent être définis par notre site web ou par des tiers avec lesquels nous collaborons, tels que des services d'analyse tiers.

 

En utilisant notre site, vous consentez à l'utilisation de cookies conformément à cette politique.

 

Vous pouvez refuser l'utilisation des cookies en configurant les paramètres de votre navigateur pour bloquer les cookies ou vous avertir avant qu'ils ne soient stockés sur votre appareil. Veuillez noter que certaines fonctionnalités de notre site web peuvent ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés.

 

Communications électroniques

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Dans le cadre de ses activités de recrutement, de développement des affaires et de gestion de ses relations professionnelles, La Shop RH peut communiquer avec des candidats, clients, partenaires et autres personnes ayant manifesté un intérêt envers ses services ou avec lesquelles une relation professionnelle existe.

La Shop RH s'engage à respecter les lois applicables en matière de communications électroniques, notamment la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), lorsque celle-ci s'applique.

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Modifications à la présente politique

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La Shop RH se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité en tout temps afin de refléter l'évolution de ses pratiques, de ses services ou des exigences légales applicables.

La version la plus récente de la Politique sera toujours accessible sur notre site Web et la date de la dernière mise à jour y sera indiquée.

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Lorsque des modifications importantes sont apportées à la présente Politique ou à la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons les renseignements personnels, nous prendrons les mesures raisonnables pour en informer les personnes concernées, notamment par affichage sur notre site Web ou par tout autre moyen approprié.

 

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